BAB IV
PENUTUP
4.1KESIMPULAN
Dari uraian yang telah penulis uraikan di atas mengenai sistem peminjaman buku di perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo dapat diambil kesimpulan antara lain :
1. Sistem sirkulasi buku di perpustakaan Sekolah Menengah Kejuruan SMK Muhammadiyah Karangmojo masih menggunakan sistem manual dalam penyimpanan datanya.
2. Para siswa tidak bisa langsung mengambil sendiri dalam mendapatkan buku yang diinginkan.
3. Komputer sebagai salah satu fasilitas di perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo belum dimanfaatkan secara maksimal dalam pengelolaan perpustakaan.
4. Dengan menggunakan sistem tertutup maka masih ada kekurangannya yaitu peminjaman buku masih kurang maksimal karena keterbatasan waktu peminjaman dan sedikitnya petugas pelayanan.
SARAN
Dalam penulisan laporan ini penulis ingin memberikan sedikit saran untuk perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo maka :
1. Untuk memperlancar dan mempercepat proses pelayanan sirkulasi buku maka. sebaiknya digunakan sistem pelayanan terbuka
2. Untuk mengurangai kesalahan dalam pembuatan laporan maka sebaiknya menggunakan sistem komputerisasi.
3. Perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo memperluas ruang baca karena minat baca siswa semakin bertambah.
4. Menambah koleksi buku sesuai kurikulum supaya tidak ketinggalan dalam proses belajar.
5. Perlu menambah jam pelayanan karena waktu istirahat sangat sedikit.
Demikian saran dari penulis, semoga menjadi masukan serta menambah kemajuan bagi perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo. Ilmu merupakan kekayaan yang tidak akan hilang apabila dicuri dan buku merupakan guru yang bisa dibawa kemana-mana, maka belajarlah untuk gemar membaca buku agar kita kemana-mana selalu ada yang menemani.
Lampiran A.1
Kartu Anggota Perpustakaan
KARTU TANDA ANGGOTA
PERPUSTAKAAN
SMK MUHAMMADIYAH KARANGMOJO
NIS : 8022 Kls : XI AK1
Nama : SAMIYATI
Alamat : Surodadi,Umbulrejo,Ponjong
Gunungkidul
Berlaku Agustus 2010 Sampai LULUS
Lampiran A.2
Blangko Peminjaman Buku
Lampiran A.4
Kartu Kendali
Lampiran A.3
Kartu Kendali
Lampiran B.1
Koleksi Buku Perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo
1. Qur’an Hadist Kelas X : 100
2. Akidah Kelas X : 100
3. Ahlaq Kelas X : 100
4. Fiqih Kelas X : 100
5. Bahasa Arab Kelas X : 100
6. tarekh Kelas X : 110
7. Kemuhammadiyahan Kelas XI : 100
8. Qur’an Hadist Kelas XI : 100
9. Akidah Kelas XI : 100
10. Ahlaq Kelas XI : 100
11. Fiqih Kelas X I : 100
12. Bahasa Arab Kelas XI : 100
13. tarekh Kelas XI : 110
14. Kemuhammadiyahan Kelas XII : 100
15. Kemuhammadiyahan Kelas XII : 100
16. Qur’an Hadist Kelas XII : 100
17. Akidah Kelas XII : 100
18. Ahlaq Kelas XII : 100
19. Fiqih Kelas X II : 100
20. Bahasa Arab Kelas XI I : 100
21. tarekh Kelas XII : 110
22. Kemuhammadiyahan Kelas XII : 100
23. PKn Kelas X : 240
24. PKn Kelas XI : 240
25. PKn Kelas XII : 240
26. Bahasa Indonesia Kelas X : 240
27. Bahasa Indonesia Kelas XI : 240
28. Bahasa Indonesia Kelas XII : 240
29. Bahasa Inggris Kelas X : 240
30. Bahasa Inggris Kelas XI : 240
31. Bahasa Inggris Kelas XII : 240
32. Matematika Kelas X : 240
33. Matematika Kelas XI : 240
34. Matematika Kelas XII : 240
35. Akuntansi Kelas X : 40
36. Akuntansi Kelas XI : 40
37. Akuntansi Kelas XII : 40
38. Penjualan : 40
39. Kimia1 : 20
5Teknik Bodi Otomotif 1 : 20
40. Teknik Bodi Otomotif 2 : 20
41. Teknik Bodi Otomotif 3 : 20
42. Teknik Elektronika 1 : 30
43. Teknik Elektronika 2 : 30
44. Teknik Elektronika 3 : 30
45. Teknik Sepeda Motor 1 : 30
46. Teknik Sepeda Motor 2 : 30
47. Teknik Sepeda Motor 3 : 30
48. Komunikasi : 15
49. Paket Keahlian Penjualan 1 : 30
50. Pemasaran Barang & Jasa 2A : 30
51. Pemasaran Barang & Jasa 2B : 30
52. Fisika 1 : 15
53. Fisika 2 : 15
54. Fisika 3 : 15
55. Ekonomi1 : 20
56. Bahasa Jawa : 50
57. Ketrampilan : 97
58. Kamus : 40
59. Penjaskes : 48
60. Aplikasi Komputer : 30
Jumlah : 5.955
Lampiran B.2
Jumlah Koleksi Bahan Pustaka
SMK Muhammadiyah Karangmojo
BUKU JUMLAH JUDUL JUMLAH
Agama 36 308
Umum 11 79
Ketrampilan 20 108
Bahasa 10 100
Refrensi 19 54
Paket Penunjang 20 240
Ilmu Pengetahuan Murni 6 308
Teknologi 12 65
Majalah komputer 15 48
Cerita rakyat 30 50
Kesusastraan 5 53
JUMLAH 178 1235
Tampilkan postingan dengan label KKP BSI. Tampilkan semua postingan
Tampilkan postingan dengan label KKP BSI. Tampilkan semua postingan
Rabu, 09 Februari 2011
Selasa, 08 Februari 2011
BAB III KKP PERPUSTAKAAN
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum
Perpustakaan merupakan hasil perenungan ide, pikiran, keinginan, rasa emosi, karya serta pengalaman manusia ke dalam benda baik berupa keras, film piringan hitam, kaset atau video kaset, kulit binatang, kulit kayu atau tumbuhan batu dan sebagainya. Bertolak dari pengertian ini maka perpustakaan mulai ada yaitu sejak zaman purba. Sejak manusia tinggal di goa dan menuangkan hasil pikiran dan kepercayaannya berupa gambar-gambar di dinding goa tersebut di informasikan kepada pihak lain.
Perpustakaan mulai teratur kira-kira sejak abad ke-13 Sebelum Masehi yaitu di Sumeria. Perpustakaan ini terletak di kota Hiniveh. Perpustakaan yang koleksinya berasal dari keluarga raja itu dihimpun oleh rajanya yang bernama Asurbonipol. Bahan pustakanya tersebut dari tanah liat. Caranya yaitu tanah liat tersebut dibentuk lalu dibakar atau dipanaskan di terik matahari menjadi tablet tanah liat. Tulisan yang digunakan pada tanah liat tersebut adalah huruf paku.
Selanjutnya di Mesir di kota Sumeria atau Babilonia ada perpustakaan milik raja-raja. Pada abad ke-3 Sebelum Masehi di Alexandria sudah ada perpustakaan yang bahan pustakanya terbuat dari tanaman gelagah yang tumbuh di Sungai Nil. Tanaman itu diolah menjadi kertas papyrus dan digulung menjadi gulungan papyrus. Tulisan pada kertas papyrus itu disebut hieroglip. Tulisan ini menjadi awal mula tulisan yang kita pakai sekarang.
Di Pergamon, Eumenes 2 memiliki perpustakaan yang bahan pustakanya terdiri dari papyrus dan perkamen. Perkamen terbuat dari kulit binatang terutama kulit kambing dan sapi. Perkembangan perpustakaan ini bersamaan waktunya dengan perpustakaan yang ada di Alexandria. Demikian juga di Yunani dan Roma terdapat perpustakaan yang cukup baik. Perpustakaan ini tidak terbuka untuk umum, tetapi untuk para raja dan bangsawan.
Pada zaman pertengahan dan masjid mempunyai perpustakaan pula. Bahan pustakanya pada umumnya terbuat dari perkamen atau kertas. Perpustakaan ini terus berkembang sampai zaman Renaissence. Mengenai kertas sudah dipakai orang di negeri China tahun 105 Sesudah Masehi. Kertas ini menyebar melalui Turkestan, Bagdad, Mesir, Tripoli, Fabrino – Italia, Jerman, Inggris dan akhirnya ke Amerika pada abad ke-17.
Di Perancis pada waktu terjadi revolusi (Revolusi Perancis), perpustakaan milik raja dirampas dan dijadikan perpustakaan umum milik rakyat. Sejak itu rakyat dapat menikmati perpustakaan. Menurut sumber sejarah yang tertulis, perpustakaan di Indonesia, dalam arti modern didirikan tahun 1778 ialah perpustakaan Bentaviosch Genatscap van Kunsten en Wetenscappen yang kemudian menjadi Perpustakaan Museum Pusat Jakarta. Berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 0200/0/1980, tanggal 21 Juli 1980 tentang pembentukan perpustakaan nasional, maka perpustakaan museum tersebut diintegrasikan ke dalam Perpustakaan Nasional yang kedudukannya di bawah Dinas Pendidikan dan Kebudayaan.
Berdasarkan Kepres No. 11 Tahun 1989, tanggal 6 Maret 1989, Perpustakaan Nasional Dinas Pendidikan dan Kebudayaan kedudukannya ditingkatkan dan tidak di bawah Dinas Pendidikan dan Kebudayaan lagi, tapi langsung di bawah Presiden RI sehari-harinya di bawah Sekretariat Negara. Sedangkan di tingkat provinsi yang semula perpustakaan wilayah Dinas Pendidikan dan Kebudayaan, sekarang menjadi perpustakan daerah.
3.2Tinjauan Sekolah
Pendidikan merupakan kewajiban orang tua untuk anak-anak demi meningkatkan kualitas dan terangkatnya harga diri bangsa. Karena saat ini bangsa Indonesia bisa dikatakan tertinggal dalam dunia pendidikan dari negara-negara lain, mungkin ini disebabkan karena rendahnya minat baca orang Indonesia.
Dengan semakin ketatnya persaingan dalam dunia pendidikan, kini semakin marak pula persaingan untuk melengkapi fasilitas yang ada di sekolah tersebut seperti salah satunya adalah Perpustakaan.
Sekolah Menengah Kejuruan ( SMK) Muhammadiyah Karangmojo melaksanakan tugas dari pemerintah di bidang pendidikan yang melayani masyarakat dalam memberikan pendidikan pada generasi muda untuk menyongsong masa depan dalam usahanya mencerdaskan kehidupan bangsa. Sedangkan sistem berjalan yang akan dijelaskan secara terperinci yaitu mengenai Perpustakaan Daerah.
Dalam bab ini akan diuraikan secara rinci mengenai tinjauan sekolah yang meliputi sejarah sekolah, struktur organisasi dan fungsi dari masing-masing bagian. Penulis juga akan menguraikan sistem berjalan yang ada di SMK Muhammadiyah Karangmojo khususnya bagian pengelolaan perpustakaan, pelayanan peminjaman dan pengembalian buku. Yang memiliki diagram alir sistem berjalan, permasalahan dan alternatif pemecahan masalah yang diharapkan dapat membantu menyelesaikan masalah yang ada.
3.2.1Sejarah Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Muhammadiyah Karangmojo
SMK Muhammadiyah Karangmojo Gunungkidul bermula dari berdirinya sebuah sekolah kejuruan yang berada dibawah naungan Yayasan Muhammadiyah yaitu SMEP (Sekolah Menengah Ekonomi Pertama).Memempati lokasi tanah seluas 5978 m persegi diwilayah kecamatan :Karangmojo,Kabupaten: Gunungkidul,Daerah Istimewa Yogyakarta.Pada waktu itu ,SMEP merupakan sekolah kejuruan pertama di Karangmojo Gunungkidul.Sebagai Kepala Sekolah pertama adalah Bapak Toto Sahyanto.Kemudian pada tanggal 15 Januasri 1968 sekolah ini secara resmi diubah menjadi SMEA (Sekolah Menengah Ekonomi Atas) Muhammdiyah Karangmojo.
Dalam perkembangan SMEA Muhammdiyah Karangmojo sudah mengalami beberapa kali pergantian pimpinan /Kepala Sekolah,Diantara lain sebagai berikut:
1. Bapak Muhammad Ichwan;
2. Bapak Muhammad Tasran,BA;
3. Bapak Sadiyo AT,BA;
4. Bapak Sumaryanto Marjuki;
5. Bapak Drs Mulyadi.
Pada periode kepeminpinan Bapak Drs Mulyadi Ini , SMEA Muhammdiyah Karangmojo mengembangkan jenis jurusan pendidikannya .Selain jurusan yang telah ada ,yaitu jurusan ekonomi,kemudian ditambah satu lagi yaitu jurusan otomotif. Pada periode ini pula nama sekolah dirubah menjadii SMK(Sekolah Menengah Kejuruan) Muhammdiyah Karangmojo.Kepeminpinan Bapak Muryadi di SMK Muhammdiyah Karangmojo berakhir pada bulan November dan selanjutkannya digantikan oleh Bapak Jumya,S,Pd. Hingga sekarang
Untuk semakin meningkatkan mutu pelayanan kepada para siswa, maka di SMK Muhammadiyah Karangmojo menyusun Visi dan Misi antara lain:
1. Visi
Terwujudnya SDM muslim yang bertaqwa,berakhlak mulia untuk memenuhi tuntutan pembangiunan nasional sejalan dengan cepatnya arus industrialisasi,informasi,IPTEK,serta globalisasi
2. Misi
a. Menghasilkan SDM yang dapat menjadi factor keunggulan dalam berbagai sector pembangunan;
b. Mengubah pesreta didik dari status beban menjadi asset pembangunan yang produktif;
c. Meningkatkan ketrampilan dan etos kerja
Membekali perserta didik untuk dapat mengembangkan kemampuan secara berkelanjutan.
Adapun yang prioritas tujuan program pendidikan yang meliputi :
1. Meningkatkan volume sholat berjama’ah dzuhur di Sekolah;.
2. Meningkatkan nilai rata-rata ujian;
3. Meningkatkan angka putus sekolah;
4. Meningkatkan menulis, membaca Al-Qur’an di luar jam sekolah;
5. Meningkatkan kedisiplinan mengikuti les dari siswa tidak aktif 10% menjadi 0%;
6. Menciptakan suasana di sekolah dengan penuh kekeluargaan, keteladanan dan akhlakul karimah.
Dengan adanya langkah-langkah tersebut diharapkan para siswa dan semua guru maupun karyawan dapat memberikan nilai plus terhadap sekolah mereka, sehingga bisa bersaing dengan sekolah-sekolah lain.
3.2.2 Sejarah Perpustakaan
SMK Muhammadiyah Karangmojo
Seiring dengan kebutuhan akan buku-buku baik buku mata pelajaran yang mendukung kegiatan belajar mengajar di sekolah maupun pengetahuan umum yang dibutuhkan oleh para siswa SMK Karangmojo, maka sangat dibutuhkan akan adanya perpustakaan. Oleh karena itu SMK Muhammadiyah Karangmojo sejak berdirinya melengkapi fasilitas sekolah dengan perpustakaan sekolah.
Perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo didirikan dengan tujuan untuk mengusahakan agar semua pengunjung dapat secara mudah memperoleh buku (bahan pustaka lain) yang diperlukan, membantu warga sekolah dalam melaksanakan program pendidikan di sekolah. Tidak hanya itu saja tujuan didirikannya perpustakaan juga untuk merangsang keinginan dan membangkitkan minat serta kebiasaan gemar membaca guna memperkaya ilmu pengetahuan. Perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo diharapkan dapat membantu proses kegiatan belajar mengajar sehingga pelaksanaan kegiatan kurikulum dapat lebih sempurna, sekaligus meningkatkan mutu pendidikan dan memajukan sekolah.
Perpustakaan SMK Muhammmadiyah Karangmojo belum dikatakan perpustakaan karena belum mempunyai tempat yang layak sebagai perpustakaan. Perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo semula hanya menempati sebuah ruang kecil dan belum mempunyai koleksi buku yang lengkap. Namun setiap tahun selalu menambah koleksi bukunya dan memperbaiki gedung.
Saat ini koleksi buku-buku di perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo sudah cukup lengkap yang terdiri dari jumlah koleksi buku-buku bahan pustaka perpustakaan antara lain :
1. Jumlah buku Fisika 212, jumlah judulnya 36 ;
2. Jumlah buku Umum 252, jumlah judulnya 11;
3. Jumlah buku Agama 138, jumlah judulnya 16;
4. Jumlah buku Bahasa 318, jumlah judulnya 11;
5. Jumlah buku Referensi 54, jumlah judulnya 19;
6. Jumlah buku Paket Penunjang 340, jumlah judulnya 19;
7. Jumlah buku Ilmu Pengetahuan Murni 338, jumlah judulnya 6;
8. Jumlah buku Tekhnologi 2, jumlah judulnya 2;
9. Jumlah buku Kesenian 148, jumlah judulnya 5;
10. Jumlah buku Geografi / Sejarah 5, jumlah judulnya 5;
11. Jumlah buku Kesusastraan 53, jumlah judulnya 5.
Jumlah keseluruhan buku perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo 2011, dan jumlah judulnya 133.
Dari tahun ke tahun buku perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo selalu bertambah. Buku-buku tersebut berasal dari sumbangan kelas tiga yang lulus dan dari komite sekolah yang dialokasikan untuk pembelian buku perpustakaan.
3.2.3Struktur Organisasi dan Fungsi Perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo
Perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo dikelola oleh dua orang, yang terdiri dari :
1) Koordinator Perpustakaan
Tugas dan kewajiban koordinator perpustakaan :
a Bertanggung jawab atas mengenai penyelenggaraan pengelolaan perpustakaan;
b Menerima informasi dan pengarahan dari kepala sekolah yang selanjutnya menyampaikannya kepada petugas perpustakaan untuk segera ditindak lanjuti;
c Memberi pembinaan kepada petugas perpustakaan dalam mengelola dan mengembangkan pelayanan tekhnis;
d Penerangan anggota;
e Pembimbing tekhnis dan pelayanan;
f Penanggung jawab operasional.
1) Tenaga Tekhnis Perpustakaan
Tugas dan kewajiban tenaga tekhnis perpustakaan :
a Pemeriksaan tekhnis : pemeriksaan stempel, inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi;
b Pelaporan data;
c Petugas pelayanan;
d Manambah dan menyeleksi koleksi perpustakaan;
e Menginfentarisasi buku-buku hari;
f Memberikan pengarahan tentang pelayanan peminjaman kepada petugas pelayanan.
1) Petugas Pelayanan Peminjaman
Tugas dan kewajiban petugas pelayanan peminjaman perpustakaan :
a Melayani permintaan anggota;
b Melayani peminjaman dan pengembalian;
c Melayani pengunjung dalam ruang baca;
d Membuat laporan peminjaman.
Tata kerja perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo dapat dilihat dari bagan organisasi intern :
Gambar II.1 Bagan Organisasi Intern
Perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo dengan buku pelajaran sekolah, dimana perpustakaan sekolah itu dikelola oleh petugas pelayanan, Petugas Teknis, petugas koordinator dan kepala sekolah. Organisasi induk dari perpustakaan sekolah adalah SMK Muhammadiyah Karangmojo.
Struktur organisasi dan tata laksana perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo dapat dilihat dari bagian berikut ini.
Gambar II.2 Struktur Organisasi Intern
3.3 Prosedur Sistem Berjalan
3.3.1 Prosedur peminjaman
Sistem pelayanan di perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo adalah sistem pelayanan tertutup. Sistem pelayanan ini yaitu peminjam buku tidak bisa langsung mengambil buku sendiri, peminjam hanya bisa mengajukan bahan pustaka atau jenis buku yang akan dipinjamnya kepada petugas pelayanan dan kemudian petugas mengambilkan buku. Setelah buku diperoleh dengan memberikan kartu anggota kepada petugas kemudian petugas mencatatnya atau memprosesnya. Setelah pemrosesan selesai buku baru bisa dibawa pulang atau keluar perpustakaan.
Di perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo antara ruang koleksi dan ruang baca tidak terpisah atau dengan kata lain dijadikan satu ruangan, sehingga siswa yang mau membaca buku tidak untuk dibawa pulang maka tidak perlu memakai kartu anggota hanya menulis nama kelas dan ruangnya saja. Setelah siswa selesai membaca buku dikembalikan lagi ke petugas pelayanan.
Dalam hal ini petugas perpustakaan haruslah selalu melayani siswa yang meminjam buku karena siswa sendiri tidak bisa langsung mengambil di rak buku, karena sistem pelayanan perpustakaan di SMK Muhammadiyah Karangmojo menggunakan sistem tertutup. Pelayanan sistem tertutup ini bertujuan untuk mengantisipasi terjadinya kehilangan buku.
Penanganan sistem sirkulasi buku pada perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo masih sangat manual. Dengan menggunakan sistem ini maka resiko kehilangan data atau arsip sangat besar. Untuk itu sistem manual ini perlu diubah yaitu dengan menggunakan sistem komputerisasi. Supaya tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan maka dalam penyimpanan data perlu membuat file back.
Untuk dapat menikmati fasilitas yang ada di perpustakaan setiap anggota perpustakaan wajib menunjukkan kartu anggota perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo, kecuali guru dan karyawan. Setiap siswa baru juga sebagai anggota perpustakaan dengan syarat mengumpulkan dua buah pas photo, satu untuk kartu anggota dan satunya lagi untuk arsip.
3.3.2 Prosedur pengembalian
Siswa yang datang ke perpustakaan wajib menunjukkan kartu anggota perpustakaan apabila ingin membaca buku atau meminjam buku untuk dibawa keluar perpustakaan, caranya meminjam buku adalah sebagai berikut. Pertama siswa mengajukan daftar buku yang akan dipinjam kemudian petugas mengambilkan buku dan mencatatnya.
3.3.3 Prosedur Laporan
Kartu anggota perpustakaan ditinggal selama buku belum dikembalikan jika buku telah dikembalikan maka kartu anggotapun dikembalikan dan kalau pengembalian mengalami keterlambatan maka anggota perpustakaan pun didenda sebesar Rp. 1.000,- perhari. Lama peminjaman pun dibatasi paling lama satu minggu atau enam hari jumlahnya pun dibatasi maksimal dua buah mengingat jumlah buku sangat terbatas. Apabila untuk dibawa pulang atau keluar dari perpustakaan. Kedua, anggota mengajukan daftar buku kemudian petugas mengambilkan buku, kemudian anggota mengisi buku tamu (untuk dibaca di ruang perpustakaan). Laporan ini untuk diajukan ke Kepala Sekolah guna mengetahui jumlah minat baca siswa SMK Muhammadiyah Karangmojo.
3.3 Diagram Alir Sistem Berjalan
Diagram Konteks Sistem Berjalan
 |
Gambar II.3 Diagram Kontek Sistem Berjalan
Diagram Nol Sistem Berjalan
 | |||
| | |||
Gambar II.4 Diagram Nol Sistem Berjalan
Diagram Detail Sistem Berjalan
 |
Gambar II.5 Diagram Detail Sistem Berjalan
Penjelasan Prosedur Sistem Berjalan
a. Nama Sistem : Sistem peminjaman buku di perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo
Modul : 1.0
Proses : Proses pencarian buku
Ringkasan Proses : Anggota perpustakaan yang datang kemudian menunjukkan katalog buku yang akan dipinjam kepada petugas kemudian petugas mencarikan buku yang diinginkan siswa.
b. Nama Sistem : Pelayanan peminjaman buku di perpustakaan
Modul : 1.1
Proses : Proses peminjaman buku
Ringkasan Proses : Peminjam datang ke rak buku, mengambil buku yang dipinjam berdasarkan kartu anggota, selain itu peminjam melihat katalog di perpustakaan unutk mendapatkan informasi buku yang akan dipinjam.
c. Nama Sistem : Pelayanan peminjaman buku di perpustakaan
Modul : 1.2
Proses : Proses pencarian buku
Ringkasan Proses : Peminjam mencari buku di perpustakaan
d. Nama Sistem : Pelayanan peminjaman buku di perpustakaan
Modul : 1.3
Proses : Proses pencarian buku
Ringkasan Proses : Peminjam datang ke rak buku dan mengambil buku berdasarkan kartu pesanan yang diberikan petugas perpustakaan kepada peminjam.
e. Nama Sistem :
Modul : 2.0
Proses : Pencatatan buku
Ringkasan Proses : Setelah buku ditemukan maka kartu anggota pun diminta oleh petugas guna memproses peminjaman buku, yaitu untuk mengetahui apakah anggota yang mengajukan katalog tadi masih mempunyai hak dalam meminjam buku apa tidak. Dan apabila masih mempunyai hak peminjaman buku maka proses pencatatan pun dilakukan oleh petugas.
3.4 SPESIFIKASI SISTEM BERJALAN
Spesifikasi sistem berjalan adalah suatu sistem berjalan yang mempunyai bentuk dan ciri tertentu yang dipakai sebagai dasar dari pengolahan data. Proses pengolahan data memerlukan beberapa unsur dasar antara lain :
3.4.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Bentuk dokumen input pada sistem adalah segala bentuk input masukan yang diperlukan pada proses pengolahan data sistem peminjaman buku di perpustakaan jumlah buku yang ada di perpustakaan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Muhammadiyah Karangmojo. Dokumen input ini meliputi dari bentuk dokumen dasar yang digunakan untuk menangkap input atau pemasukan beserta kode-kode yang digunakan.
Dokumen-dokumen input yang digunakan adalah sebagai berikut :
1. Kartu Anggota Perpustakaan
Fungsi : untuk mengetahui daftar buku yang dipinjam, nomor buku, tanggal pinjam dan tanggal pengembalian.
Sumber : anggota perpustakaan
Tujuan : staf perpustakaan
Jumlah : rangkap dua
Frekuensi : setiap penerimaan anggota baru
Media : kertas manila warna merah
2. Buku Administrasi Peminjam dan Pengembalian Staf Perpustakaan
Fungsi : untuk mengetahui daftar buku yang dipinjam, nomor buku, tanggal pinjam dan tanggal pengembalian.
Sumber : staf perpustakaan
Tujuan : koordinator perpustakaan
Jumlah : rangkap satu
Frekuensi : setiap ada anggota yang meminjam dan mengembalikan buku
Media : buku folio
3.4.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Bentuk dokumen output pada sistem kegiatan penyusunan laporan jumlah buku yang dipinjam adalah segala keluaran dari input Laporan jumlah buku yang dipinjam .
data yang telah diolah melalui proses pengolahan data. Dalam proses penyusunan laporan jumlah buku yang dipinjam ini dokumen output ini dimaksudkan untuk memudahkan bagi pengelola perpustakaan yang membutuhkan. Dokumen-dokumen output yang diperlukan adalah sebagai berikut.
Fungsi : sebagai keluaran dari data-data buku yang dipinjam yang memuat hal-hal sebagai berikut :
1. Klasifikasi buku
2. Tanggal peminjaman
3. Jumlah buku
Sumber : Koordinator Perpustakaan
Tujuan : Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Muhammadiyah Karangmojo
Frekuensi : satu bulan sekali
Media : buku folio
3.5 Permasalahan
Setelah melihat sistem yang berjalan di perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo ternyata sistem peminjaman bukunya masih tertutup yaitu peminjaman buku tidak bisa mengambil buku sendiri. Sistem peminjaman buku di perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo ternyata masih menyulitkan anggota dalam mencari buku yang diinginkan yaitu anggota kadang tidak langsung mendapatkan buku yang diinginkan karena waktu peminjaman hanya pada waktu jam-jam istirahat atau jam-jam kosong pelajaran. Dengan menggunakan sistem seperti itu maka ada beberapa hal yang menjadi masalah bagi siswa dan petugas pelayanan peminjaman buku.
Tidak hanya itu saja yang menjadi permasalahan dalam perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo, tetapi juga dalam pengolahan data masih menggunakan sistem manual, pengolahan data yang masih manual juga menimbulkan masalah besar bagi petugas perpustakaan. Kesalahan-kesalahan yang sering terjadi yaitu kehilangan data, keterlambatan dan kesalahan dalam pembuatan laporan.
3.6 Alternatif Pemecahan Masalah
Dengan adanya fasilitas komputer yang ada di perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo maka pembuatan laporan serta penyimpanan data perlu dimasukkan ke dalam komputer guna mengatasi kesalahan dalam pembuatan laporan, untuk mengantisipasi kehilangan data. Dengan adanya komputer maka petugas komputer tinggal membuat file back up, yaitu file yang digunakan sebagai cadangan apabila komputer hilang atau kena firus.
Selain dengan menggunakan sistem komputerisasi maka perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo perlu menggunakan sistem peminjaman buku terbuka yaitu siswa mengambil buku sendiri agar siswa dapat langsung memilih buku yang akan dipinjam.
BAB II KKP PERUSTAKAAN
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
Informasi ibarat darah yang mengalir didalam tubuh organisasi sehingga menjadi sangat penting dalam roda organisasi.Suatu system yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh ,kerdil dan akhirnya mati menurut Davis
Sistem informasi itu sendiri terdiri dari akar kata system dan kata informasi .Banyak penafsiran dari para ahli mengenai system informasi yang maksud dan tujuan hampir memiliki kesamaan .Roymond mendifinisikan system sebagai kelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan (MC Lead,2001).
Suatu system mempunyai elemen utama yaitu input, transformasi ,proses dan output. Informasi merupakan data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseoranga tentang data itu.( Abdul Kadir,2002 ).Qualitas of Information (Kualitas Informasi )tergantung dari 3 hal utama yaitu :
1. Akurat (accurate)
Informaasi harus bebas dari kesalahan –kesalahan dan tidak bias atau tidak menyesatkan.Akurat juga berarti informasi yang jelas menceminkan maksudnya .Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut .
2. Tepat waktu (Timelines)
Informasi data harus sampai pada penerima tidak boleh terlambat atau tepat waktu.
3. Relevant(relevant)
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya .
Burc dan States dalam bukunya yang berjudul “Information System Teory and Practise” mendefinisikan system informasi sebagai :sekumpulan fungsi-fungsi yang tergabung secara formal dan sistematis:
1. Melaksanakan pengolahan data transaksi operasional.
2. Menghasilkan informasi untuk mendikung manajemen dalam melaksanakan aktivitas perencanaan ,pengendalian ,dan pengambilan keputusan.
3. menghasilkan berbagai laporan bagi keentingan eksternal organisasi (Dadan Umar Dailani,2001).
Adapun definisi lain dari system informasi adalah suatu system di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian yang mendukung fungsi operasional yang besifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat informasi kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan .
Dalam suatu system informasi itu terdapat komponen-komponen yang di sebut blok bangunan (building block) yang terdiri :
1. Blok masukan (Input Block)
Input mewakili data yang masuk ke system informasi .Input di sisni termasuk metode dan media untuk menagkap data yang akan dimasukkan ,yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar .
2. Blok Model(Model Block)
Blok model ini terdiri dari kombinasi prosedur ,logika ,dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang akan tersimpan di basis data engan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan .
3. Blok Keluaran(Output Block)
Produk dari system informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai system.
4. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi merupakan “tool box” dalam system informasi .Teknologi digunakan untuk menerimainput ,menjalankan model ,menyimpan dan mengakses data ,menghasilakn data ,mengirimkana keluaran dan membantu pengendalian dri system keseluruhan .Teknologi terdiri dari 3 bagian utama yaitu :
a) Teknisi (brainware) adalah semua pihak yang bertangguang jawab dalam pengembangan sisitem informasi pemrosesan dalam penggunaan keluaran sistem informasi .
b) Perangkat Lunak (software)atau program adalah sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras agar dapat memroses data .
c) Perangkat Keras (Hardware)
Mencakup piranti-piranti fisik sseperti komputer dan dan printer .
5. Blok Basis Data (Database Block)
Basis data merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain,tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok Kendali(Control Block)
Banyak hal yang dapat merusak system informasi seperti bencana alam ,api,temperature,air,debu,kecurangan-kecurangan system itu sendiri ,ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya .Beberapa pengendalian perlu dirancang dan ditetapkan untuk meyakinkan hal-hal yang dapat merusak sistem , dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi .
Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan dengan komponen yang lain oleh kerena itu system memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam system tersebut .Oleh karenam itu , system dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang ,antara lain :
a) Sistem Abstrak(abstract) dan Sistem Fisik
Sistem abstrak adalah system yang berupa pikiran ide-ide yang tidak tampak secara fisik , sedangkan system fisik merupakan system yang ada secara fisik .
b) Sistem Ilmiah(Natural Sistem) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)
Sistem ilmiah adalah system yang terjadi melalui proses alam tidak dibuat oleh manusia , sedangkan buatan manusia merupakan system yang melibatkan interaksi manusia denagan mesin yang disebut human machine system .
c) Sistem Deterministik (Deterministick System) dan system Probabilistik (Probabilistic System)
Sistem probabilistic adalh suatu system yang operasinya dapat diprediksi secara tepat sedangkan system probabilistic adalah system yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksikan karena mengandung unsur probablistik .
d) Sistem Terbuka (Open System ) dan system Tertutup (Closed system)
Sistem terbuka adalah system yang hubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan ini.Ciri-ciri Sistem menerima masukan yang diketahui sifatnya acak maupun gangguan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.Selain itu ,umumnya Sistem melakukan adaptasi dengan lingkungan.
Sedangkan Sistem tertutup adalah Sistem yangf tidak berhubungan dantidak dipengaruhi oleh lingkungan luar. Sistem ini bekerja seecara otomatis tanpa campurtangan pihak luar.
Karakteristik Sistem
Model umum sebuah sistem adalah input ,proses dan output.Hal ini merupakan konsep sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu,yang mencirikan bahwa hal tersebit bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adaupun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:
1. Komponen sistem (components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi ,artinya saling bekerja membentuk satu kesatuan. Komponen- Komponen sistem tersebut dapat berupa suatu subsistem .Setiap subsistem memiliki dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempunyai sistem yang lebih besar yang disebut “Supra sistem”
2. Batasan sistem ( Buondary )
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya
3. Lingkungan Luar sistem(Evirontment).
Suatu sistem dipandang sebagai batasan sistem ini memungkinkan satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan system yang mempengaruhi operasi sistem serta menimbulkan pengaruh yang menguntungkan atau merugikan.
4. Penghubung Sistem( Interface)
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lainnya disebut penghubung sistem (Interface ).Penghubung ini memungkinkan sumber – sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem lainnya.
5. Masukkan Sistem( Input)
Energi yang ke dalam sistem di sebut masukkan system, yang dapat berupa pemeliharaan ( maintenance input ) dan sinyal ( signal input )
6. Keluaran Sistem( Input)
Hasil energy diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna . Keluaran ini merupakan masukkan bagi subsistem yang lain.
7. Pengolahan Sistem( proses)
Suatu sistem dapat menpunyai suatu sistem yang akan mengubah menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem( Obyektive)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti bersifat determistik.Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran maka oerasi sistem tidak ada gunanya . Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang yang telah direncanakan.
2.2 Peralatan Pendukung(Tool Sistem)
2.2.1 Diagram Arus Data
Menurut Raymond Me Leod Jr.diagram Alir data merupakan pembuatan model yangmemungkinkan professional system untuk menggambarkan sebagai suatu jartingan proses fungsuonal yang dibutuhkan satu sama lain dengan alur data baik secara manual ataupun terkomputerisasi.Data flow diagram atau arus data adalah suatu gambaran system dengan menggunakan bentuk-bentuk simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu relasi keterkaitan.Proses data flow diagram dapat berupa program,dapat transformasi data secara manual.Penyimpanan data merupakan file eleman,database atapun bagian dari record.Penyimpanan dapat berupa disk,magnetic tipe dan lain sebagainya.
Simbol atau lambang yang digunakan dalam membuat diagram alir dara terdiri dari empat symbol:
1. Lingkungan Luar(external Entity)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data,menunjukan entitas atau kesatuan berhubungan dengan system.Dapat berupa orang,organisasi atau system lainnya yang akan memberikan input atau menerima dari system atau keduanya digunakan dengan symbol persegi panjang.
2. Proses(Process)
Simbol ini digunakan untuk proses pengolahan satau transformasi data,menunjukkan kegiatan atu kerja yang dilakukn ke dalam proses untuk menghasilan arus data gigambarkan dengan symbol lingkaran.
3. Arus Data(Data Flow)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan menunjukan arus data yang berupa masukkan untuk system atau hasil dari proses system yang mengalir diantara proses,simpanan data dan entitas,yang digambarkan dengan arah panah.
4. Simpanan Data(Data Storage)
Simpanan Data merupakan dari dat yang berupa file,arsip,buku,kotak tempat data dan tabel acuan.
Diagran Alir data terbagi menjadi tiga bagian yaitu:
a. Diagram Konteks
Diagram konteks dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata laindiagram tersebut menggambarkan system secara global dari keseluruhan system yang ada.
b. Diagram Nol
Diagram nol dibuat untuk menggambarkan tahapan-tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks yaitu penjabaran secara rinci.
c. Diagram Detail
Diagram detail ini dibuat dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail dan terperinci lagi dari tahapan-tahapan yang ada di dalam diagram nol.
Dalam pembuatan diagram arus data terdapat peraturan yang harus diikuti,antara lain:
1. Setiap external entity tidak boleh berhubungan secara langsung dengan external entity lainnya;
2. Tidak boleh menghubungkan data storage secara langsung data storage lainnya;
3. Dalam diagram arus data tidak boleh menghubungkan data storage secara langsung external entity secara langsung ;
4. Setiap proses harus ada data yang masuk dan keluar.
2.2.2 Kamus Data(Data Dictionary)
Kamus data atau data dictionary dapat juga dusebut dengan system istilah system data dictionary.Kamus data adalah data catalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu system informasi.
Kamus data dapat juga dibuat atau digunakan baik tahap analis maupum pada tahap perancangan system.Pada tahap analis kamus data digunakan sebagai alat komunikasi antara system analis dengan user tentang data yang mengalir pada system data tersebut serta informasi yang dibutuhkan user.
Sedangkan pada tahap perancangan system,kamus data digunakan intuk merancang input,output atau laporan.Komponen-komponen kamus data lainnya yang dikumpulkan pada saat analisa system sangat dibutuhhkan dalam perancangan system.Selain dapat menjelaskan suatu model system,kamus data juga berfungsi untuk menghindari penggunaan kata-kata yang sama,karena kamusdata disusun berdasarkan abjad.
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada diagram (DAD).Arus data yang mempunyai sifat global dan hanya ditunjukan nama alir datamya saja.Keterangan lebih lanjut tentang struktur secara runci dapat dilihat pada kamus data.Kamus data dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya.
Untuk maksud keperluan ,ini maka kamus data memuat hal-hal sebagai berikut:
1. Arus Data
Arus data menunjukkan darimana dan kemana data akan menuju.Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari asrus data di dalam DAD
2. Nama Arus Data
Karena arus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD,maka nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data,sehingga mereka yang memjaga DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.
3. Bentuk Data
Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari suatu proses ke proses lainnya.Data yang mengalir ini biasanya dlam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan computer.Dengan demilian bentuk dari data yang mengalirdapat berupa dokumen dasar atau formulir,dokumen hasil cetakan computer,laporan tercetak,tampilan layar monitor,variable,parameter,dan field-field.Bentuk data seperti ini perlu dicatat di kamus data.
4. Struktur Data
Struktur data menunjukkan yang tercatat pada kamus datayang terdiri dari item=item atau elemen-elemen.
5. Alias
Alias atau nama lain dari data yang harus ditulis karena data sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang stu dengan yang lainnya.
6. Volume
Volume perlu dicatat di dalam kamus data adalah menunjukkan tentang rata dan volume puncak dari arus data.Volume dapat menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu peiode tertentu.Sedangkan volume puncak menunjukkan volume terbanyak.
7. Periode
Periode perlu dicatat di dalam kamus data,karena menunjukkan kapan terjadinya arus data ini.Periode dapat digunsakan untuk mengidentifikasi kapan input data harus dimasukkan ke dalam system,kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
8. Penjelasan
Untuk memperjelas lagi makna dari arus data yang tercatat di kamus data,maka pembagian penjelasan dapat diisi keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
Di dalam kamus data terdapat beberapa notasi yang dapat digunakan sebagai penjelasan informasi-informasi tambahan yaitu:
a. Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format masukkan dan keluaran..
Notasi | Keterangan |
X | Setiap karakter |
9 | Angka numeric |
A | Karahter alphabet |
0 | Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong |
. | Titik sebagai pemisah ribuan |
, | Koma sebagai pemecahan |
~ | Hypen sebagai tanda penghubung |
/ | Slash sebagai tanda pembagi |
Sumber ( Jogianto:1995)
b. Notasi Struktur Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data.
Notasi | Keterangan |
= | Terdiri dari |
+ | And (dan) |
( ) | Pilihan ( Ya atau Tidak) |
{ } | Interasi atau perulangan proses |
[ ] | Pemisah pilih salah satu pilihan Pemisah pilihan dalam tanda [ ] |
@ | Petunjuk (Key Field) |
Sumber ( Jogianto:1995)
Langganan:
Postingan (Atom)