BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
Informasi ibarat darah yang mengalir didalam tubuh organisasi sehingga menjadi sangat penting dalam roda organisasi.Suatu system yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh ,kerdil dan akhirnya mati menurut Davis
Sistem informasi itu sendiri terdiri dari akar kata system dan kata informasi .Banyak penafsiran dari para ahli mengenai system informasi yang maksud dan tujuan hampir memiliki kesamaan .Roymond mendifinisikan system sebagai kelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan (MC Lead,2001).
Suatu system mempunyai elemen utama yaitu input, transformasi ,proses dan output. Informasi merupakan data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseoranga tentang data itu.( Abdul Kadir,2002 ).Qualitas of Information (Kualitas Informasi )tergantung dari 3 hal utama yaitu :
1. Akurat (accurate)
Informaasi harus bebas dari kesalahan –kesalahan dan tidak bias atau tidak menyesatkan.Akurat juga berarti informasi yang jelas menceminkan maksudnya .Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut .
2. Tepat waktu (Timelines)
Informasi data harus sampai pada penerima tidak boleh terlambat atau tepat waktu.
3. Relevant(relevant)
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya .
Burc dan States dalam bukunya yang berjudul “Information System Teory and Practise” mendefinisikan system informasi sebagai :sekumpulan fungsi-fungsi yang tergabung secara formal dan sistematis:
1. Melaksanakan pengolahan data transaksi operasional.
2. Menghasilkan informasi untuk mendikung manajemen dalam melaksanakan aktivitas perencanaan ,pengendalian ,dan pengambilan keputusan.
3. menghasilkan berbagai laporan bagi keentingan eksternal organisasi (Dadan Umar Dailani,2001).
Adapun definisi lain dari system informasi adalah suatu system di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian yang mendukung fungsi operasional yang besifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat informasi kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan .
Dalam suatu system informasi itu terdapat komponen-komponen yang di sebut blok bangunan (building block) yang terdiri :
1. Blok masukan (Input Block)
Input mewakili data yang masuk ke system informasi .Input di sisni termasuk metode dan media untuk menagkap data yang akan dimasukkan ,yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar .
2. Blok Model(Model Block)
Blok model ini terdiri dari kombinasi prosedur ,logika ,dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang akan tersimpan di basis data engan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan .
3. Blok Keluaran(Output Block)
Produk dari system informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai system.
4. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi merupakan “tool box” dalam system informasi .Teknologi digunakan untuk menerimainput ,menjalankan model ,menyimpan dan mengakses data ,menghasilakn data ,mengirimkana keluaran dan membantu pengendalian dri system keseluruhan .Teknologi terdiri dari 3 bagian utama yaitu :
a) Teknisi (brainware) adalah semua pihak yang bertangguang jawab dalam pengembangan sisitem informasi pemrosesan dalam penggunaan keluaran sistem informasi .
b) Perangkat Lunak (software)atau program adalah sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras agar dapat memroses data .
c) Perangkat Keras (Hardware)
Mencakup piranti-piranti fisik sseperti komputer dan dan printer .
5. Blok Basis Data (Database Block)
Basis data merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain,tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok Kendali(Control Block)
Banyak hal yang dapat merusak system informasi seperti bencana alam ,api,temperature,air,debu,kecurangan-kecurangan system itu sendiri ,ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya .Beberapa pengendalian perlu dirancang dan ditetapkan untuk meyakinkan hal-hal yang dapat merusak sistem , dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi .
Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan dengan komponen yang lain oleh kerena itu system memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam system tersebut .Oleh karenam itu , system dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang ,antara lain :
a) Sistem Abstrak(abstract) dan Sistem Fisik
Sistem abstrak adalah system yang berupa pikiran ide-ide yang tidak tampak secara fisik , sedangkan system fisik merupakan system yang ada secara fisik .
b) Sistem Ilmiah(Natural Sistem) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)
Sistem ilmiah adalah system yang terjadi melalui proses alam tidak dibuat oleh manusia , sedangkan buatan manusia merupakan system yang melibatkan interaksi manusia denagan mesin yang disebut human machine system .
c) Sistem Deterministik (Deterministick System) dan system Probabilistik (Probabilistic System)
Sistem probabilistic adalh suatu system yang operasinya dapat diprediksi secara tepat sedangkan system probabilistic adalah system yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksikan karena mengandung unsur probablistik .
d) Sistem Terbuka (Open System ) dan system Tertutup (Closed system)
Sistem terbuka adalah system yang hubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan ini.Ciri-ciri Sistem menerima masukan yang diketahui sifatnya acak maupun gangguan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.Selain itu ,umumnya Sistem melakukan adaptasi dengan lingkungan.
Sedangkan Sistem tertutup adalah Sistem yangf tidak berhubungan dantidak dipengaruhi oleh lingkungan luar. Sistem ini bekerja seecara otomatis tanpa campurtangan pihak luar.
Karakteristik Sistem
Model umum sebuah sistem adalah input ,proses dan output.Hal ini merupakan konsep sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu,yang mencirikan bahwa hal tersebit bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adaupun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:
1. Komponen sistem (components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi ,artinya saling bekerja membentuk satu kesatuan. Komponen- Komponen sistem tersebut dapat berupa suatu subsistem .Setiap subsistem memiliki dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempunyai sistem yang lebih besar yang disebut “Supra sistem”
2. Batasan sistem ( Buondary )
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya
3. Lingkungan Luar sistem(Evirontment).
Suatu sistem dipandang sebagai batasan sistem ini memungkinkan satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan system yang mempengaruhi operasi sistem serta menimbulkan pengaruh yang menguntungkan atau merugikan.
4. Penghubung Sistem( Interface)
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lainnya disebut penghubung sistem (Interface ).Penghubung ini memungkinkan sumber – sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem lainnya.
5. Masukkan Sistem( Input)
Energi yang ke dalam sistem di sebut masukkan system, yang dapat berupa pemeliharaan ( maintenance input ) dan sinyal ( signal input )
6. Keluaran Sistem( Input)
Hasil energy diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna . Keluaran ini merupakan masukkan bagi subsistem yang lain.
7. Pengolahan Sistem( proses)
Suatu sistem dapat menpunyai suatu sistem yang akan mengubah menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem( Obyektive)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti bersifat determistik.Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran maka oerasi sistem tidak ada gunanya . Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang yang telah direncanakan.
2.2 Peralatan Pendukung(Tool Sistem)
2.2.1 Diagram Arus Data
Menurut Raymond Me Leod Jr.diagram Alir data merupakan pembuatan model yangmemungkinkan professional system untuk menggambarkan sebagai suatu jartingan proses fungsuonal yang dibutuhkan satu sama lain dengan alur data baik secara manual ataupun terkomputerisasi.Data flow diagram atau arus data adalah suatu gambaran system dengan menggunakan bentuk-bentuk simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu relasi keterkaitan.Proses data flow diagram dapat berupa program,dapat transformasi data secara manual.Penyimpanan data merupakan file eleman,database atapun bagian dari record.Penyimpanan dapat berupa disk,magnetic tipe dan lain sebagainya.
Simbol atau lambang yang digunakan dalam membuat diagram alir dara terdiri dari empat symbol:
1. Lingkungan Luar(external Entity)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data,menunjukan entitas atau kesatuan berhubungan dengan system.Dapat berupa orang,organisasi atau system lainnya yang akan memberikan input atau menerima dari system atau keduanya digunakan dengan symbol persegi panjang.
2. Proses(Process)
Simbol ini digunakan untuk proses pengolahan satau transformasi data,menunjukkan kegiatan atu kerja yang dilakukn ke dalam proses untuk menghasilan arus data gigambarkan dengan symbol lingkaran.
3. Arus Data(Data Flow)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan menunjukan arus data yang berupa masukkan untuk system atau hasil dari proses system yang mengalir diantara proses,simpanan data dan entitas,yang digambarkan dengan arah panah.
4. Simpanan Data(Data Storage)
Simpanan Data merupakan dari dat yang berupa file,arsip,buku,kotak tempat data dan tabel acuan.
Diagran Alir data terbagi menjadi tiga bagian yaitu:
a. Diagram Konteks
Diagram konteks dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata laindiagram tersebut menggambarkan system secara global dari keseluruhan system yang ada.
b. Diagram Nol
Diagram nol dibuat untuk menggambarkan tahapan-tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks yaitu penjabaran secara rinci.
c. Diagram Detail
Diagram detail ini dibuat dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail dan terperinci lagi dari tahapan-tahapan yang ada di dalam diagram nol.
Dalam pembuatan diagram arus data terdapat peraturan yang harus diikuti,antara lain:
1. Setiap external entity tidak boleh berhubungan secara langsung dengan external entity lainnya;
2. Tidak boleh menghubungkan data storage secara langsung data storage lainnya;
3. Dalam diagram arus data tidak boleh menghubungkan data storage secara langsung external entity secara langsung ;
4. Setiap proses harus ada data yang masuk dan keluar.
2.2.2 Kamus Data(Data Dictionary)
Kamus data atau data dictionary dapat juga dusebut dengan system istilah system data dictionary.Kamus data adalah data catalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu system informasi.
Kamus data dapat juga dibuat atau digunakan baik tahap analis maupum pada tahap perancangan system.Pada tahap analis kamus data digunakan sebagai alat komunikasi antara system analis dengan user tentang data yang mengalir pada system data tersebut serta informasi yang dibutuhkan user.
Sedangkan pada tahap perancangan system,kamus data digunakan intuk merancang input,output atau laporan.Komponen-komponen kamus data lainnya yang dikumpulkan pada saat analisa system sangat dibutuhhkan dalam perancangan system.Selain dapat menjelaskan suatu model system,kamus data juga berfungsi untuk menghindari penggunaan kata-kata yang sama,karena kamusdata disusun berdasarkan abjad.
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada diagram (DAD).Arus data yang mempunyai sifat global dan hanya ditunjukan nama alir datamya saja.Keterangan lebih lanjut tentang struktur secara runci dapat dilihat pada kamus data.Kamus data dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya.
Untuk maksud keperluan ,ini maka kamus data memuat hal-hal sebagai berikut:
1. Arus Data
Arus data menunjukkan darimana dan kemana data akan menuju.Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari asrus data di dalam DAD
2. Nama Arus Data
Karena arus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD,maka nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data,sehingga mereka yang memjaga DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.
3. Bentuk Data
Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari suatu proses ke proses lainnya.Data yang mengalir ini biasanya dlam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan computer.Dengan demilian bentuk dari data yang mengalirdapat berupa dokumen dasar atau formulir,dokumen hasil cetakan computer,laporan tercetak,tampilan layar monitor,variable,parameter,dan field-field.Bentuk data seperti ini perlu dicatat di kamus data.
4. Struktur Data
Struktur data menunjukkan yang tercatat pada kamus datayang terdiri dari item=item atau elemen-elemen.
5. Alias
Alias atau nama lain dari data yang harus ditulis karena data sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang stu dengan yang lainnya.
6. Volume
Volume perlu dicatat di dalam kamus data adalah menunjukkan tentang rata dan volume puncak dari arus data.Volume dapat menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu peiode tertentu.Sedangkan volume puncak menunjukkan volume terbanyak.
7. Periode
Periode perlu dicatat di dalam kamus data,karena menunjukkan kapan terjadinya arus data ini.Periode dapat digunsakan untuk mengidentifikasi kapan input data harus dimasukkan ke dalam system,kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
8. Penjelasan
Untuk memperjelas lagi makna dari arus data yang tercatat di kamus data,maka pembagian penjelasan dapat diisi keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
Di dalam kamus data terdapat beberapa notasi yang dapat digunakan sebagai penjelasan informasi-informasi tambahan yaitu:
a. Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format masukkan dan keluaran..
Notasi | Keterangan |
X | Setiap karakter |
9 | Angka numeric |
A | Karahter alphabet |
0 | Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong |
. | Titik sebagai pemisah ribuan |
, | Koma sebagai pemecahan |
~ | Hypen sebagai tanda penghubung |
/ | Slash sebagai tanda pembagi |
Sumber ( Jogianto:1995)
b. Notasi Struktur Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data.
Notasi | Keterangan |
= | Terdiri dari |
+ | And (dan) |
( ) | Pilihan ( Ya atau Tidak) |
{ } | Interasi atau perulangan proses |
[ ] | Pemisah pilih salah satu pilihan Pemisah pilihan dalam tanda [ ] |
@ | Petunjuk (Key Field) |
Sumber ( Jogianto:1995)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar