BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum
Perpustakaan merupakan hasil perenungan ide, pikiran, keinginan, rasa emosi, karya serta pengalaman manusia ke dalam benda baik berupa keras, film piringan hitam, kaset atau video kaset, kulit binatang, kulit kayu atau tumbuhan batu dan sebagainya. Bertolak dari pengertian ini maka perpustakaan mulai ada yaitu sejak zaman purba. Sejak manusia tinggal di goa dan menuangkan hasil pikiran dan kepercayaannya berupa gambar-gambar di dinding goa tersebut di informasikan kepada pihak lain.
Perpustakaan mulai teratur kira-kira sejak abad ke-13 Sebelum Masehi yaitu di Sumeria. Perpustakaan ini terletak di kota Hiniveh. Perpustakaan yang koleksinya berasal dari keluarga raja itu dihimpun oleh rajanya yang bernama Asurbonipol. Bahan pustakanya tersebut dari tanah liat. Caranya yaitu tanah liat tersebut dibentuk lalu dibakar atau dipanaskan di terik matahari menjadi tablet tanah liat. Tulisan yang digunakan pada tanah liat tersebut adalah huruf paku.
Selanjutnya di Mesir di kota Sumeria atau Babilonia ada perpustakaan milik raja-raja. Pada abad ke-3 Sebelum Masehi di Alexandria sudah ada perpustakaan yang bahan pustakanya terbuat dari tanaman gelagah yang tumbuh di Sungai Nil. Tanaman itu diolah menjadi kertas papyrus dan digulung menjadi gulungan papyrus. Tulisan pada kertas papyrus itu disebut hieroglip. Tulisan ini menjadi awal mula tulisan yang kita pakai sekarang.
Di Pergamon, Eumenes 2 memiliki perpustakaan yang bahan pustakanya terdiri dari papyrus dan perkamen. Perkamen terbuat dari kulit binatang terutama kulit kambing dan sapi. Perkembangan perpustakaan ini bersamaan waktunya dengan perpustakaan yang ada di Alexandria. Demikian juga di Yunani dan Roma terdapat perpustakaan yang cukup baik. Perpustakaan ini tidak terbuka untuk umum, tetapi untuk para raja dan bangsawan.
Pada zaman pertengahan dan masjid mempunyai perpustakaan pula. Bahan pustakanya pada umumnya terbuat dari perkamen atau kertas. Perpustakaan ini terus berkembang sampai zaman Renaissence. Mengenai kertas sudah dipakai orang di negeri China tahun 105 Sesudah Masehi. Kertas ini menyebar melalui Turkestan, Bagdad, Mesir, Tripoli, Fabrino – Italia, Jerman, Inggris dan akhirnya ke Amerika pada abad ke-17.
Di Perancis pada waktu terjadi revolusi (Revolusi Perancis), perpustakaan milik raja dirampas dan dijadikan perpustakaan umum milik rakyat. Sejak itu rakyat dapat menikmati perpustakaan. Menurut sumber sejarah yang tertulis, perpustakaan di Indonesia, dalam arti modern didirikan tahun 1778 ialah perpustakaan Bentaviosch Genatscap van Kunsten en Wetenscappen yang kemudian menjadi Perpustakaan Museum Pusat Jakarta. Berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 0200/0/1980, tanggal 21 Juli 1980 tentang pembentukan perpustakaan nasional, maka perpustakaan museum tersebut diintegrasikan ke dalam Perpustakaan Nasional yang kedudukannya di bawah Dinas Pendidikan dan Kebudayaan.
Berdasarkan Kepres No. 11 Tahun 1989, tanggal 6 Maret 1989, Perpustakaan Nasional Dinas Pendidikan dan Kebudayaan kedudukannya ditingkatkan dan tidak di bawah Dinas Pendidikan dan Kebudayaan lagi, tapi langsung di bawah Presiden RI sehari-harinya di bawah Sekretariat Negara. Sedangkan di tingkat provinsi yang semula perpustakaan wilayah Dinas Pendidikan dan Kebudayaan, sekarang menjadi perpustakan daerah.
3.2Tinjauan Sekolah
Pendidikan merupakan kewajiban orang tua untuk anak-anak demi meningkatkan kualitas dan terangkatnya harga diri bangsa. Karena saat ini bangsa Indonesia bisa dikatakan tertinggal dalam dunia pendidikan dari negara-negara lain, mungkin ini disebabkan karena rendahnya minat baca orang Indonesia.
Dengan semakin ketatnya persaingan dalam dunia pendidikan, kini semakin marak pula persaingan untuk melengkapi fasilitas yang ada di sekolah tersebut seperti salah satunya adalah Perpustakaan.
Sekolah Menengah Kejuruan ( SMK) Muhammadiyah Karangmojo melaksanakan tugas dari pemerintah di bidang pendidikan yang melayani masyarakat dalam memberikan pendidikan pada generasi muda untuk menyongsong masa depan dalam usahanya mencerdaskan kehidupan bangsa. Sedangkan sistem berjalan yang akan dijelaskan secara terperinci yaitu mengenai Perpustakaan Daerah.
Dalam bab ini akan diuraikan secara rinci mengenai tinjauan sekolah yang meliputi sejarah sekolah, struktur organisasi dan fungsi dari masing-masing bagian. Penulis juga akan menguraikan sistem berjalan yang ada di SMK Muhammadiyah Karangmojo khususnya bagian pengelolaan perpustakaan, pelayanan peminjaman dan pengembalian buku. Yang memiliki diagram alir sistem berjalan, permasalahan dan alternatif pemecahan masalah yang diharapkan dapat membantu menyelesaikan masalah yang ada.
3.2.1Sejarah Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Muhammadiyah Karangmojo
SMK Muhammadiyah Karangmojo Gunungkidul bermula dari berdirinya sebuah sekolah kejuruan yang berada dibawah naungan Yayasan Muhammadiyah yaitu SMEP (Sekolah Menengah Ekonomi Pertama).Memempati lokasi tanah seluas 5978 m persegi diwilayah kecamatan :Karangmojo,Kabupaten: Gunungkidul,Daerah Istimewa Yogyakarta.Pada waktu itu ,SMEP merupakan sekolah kejuruan pertama di Karangmojo Gunungkidul.Sebagai Kepala Sekolah pertama adalah Bapak Toto Sahyanto.Kemudian pada tanggal 15 Januasri 1968 sekolah ini secara resmi diubah menjadi SMEA (Sekolah Menengah Ekonomi Atas) Muhammdiyah Karangmojo.
Dalam perkembangan SMEA Muhammdiyah Karangmojo sudah mengalami beberapa kali pergantian pimpinan /Kepala Sekolah,Diantara lain sebagai berikut:
1. Bapak Muhammad Ichwan;
2. Bapak Muhammad Tasran,BA;
3. Bapak Sadiyo AT,BA;
4. Bapak Sumaryanto Marjuki;
5. Bapak Drs Mulyadi.
Pada periode kepeminpinan Bapak Drs Mulyadi Ini , SMEA Muhammdiyah Karangmojo mengembangkan jenis jurusan pendidikannya .Selain jurusan yang telah ada ,yaitu jurusan ekonomi,kemudian ditambah satu lagi yaitu jurusan otomotif. Pada periode ini pula nama sekolah dirubah menjadii SMK(Sekolah Menengah Kejuruan) Muhammdiyah Karangmojo.Kepeminpinan Bapak Muryadi di SMK Muhammdiyah Karangmojo berakhir pada bulan November dan selanjutkannya digantikan oleh Bapak Jumya,S,Pd. Hingga sekarang
Untuk semakin meningkatkan mutu pelayanan kepada para siswa, maka di SMK Muhammadiyah Karangmojo menyusun Visi dan Misi antara lain:
1. Visi
Terwujudnya SDM muslim yang bertaqwa,berakhlak mulia untuk memenuhi tuntutan pembangiunan nasional sejalan dengan cepatnya arus industrialisasi,informasi,IPTEK,serta globalisasi
2. Misi
a. Menghasilkan SDM yang dapat menjadi factor keunggulan dalam berbagai sector pembangunan;
b. Mengubah pesreta didik dari status beban menjadi asset pembangunan yang produktif;
c. Meningkatkan ketrampilan dan etos kerja
Membekali perserta didik untuk dapat mengembangkan kemampuan secara berkelanjutan.
Adapun yang prioritas tujuan program pendidikan yang meliputi :
1. Meningkatkan volume sholat berjama’ah dzuhur di Sekolah;.
2. Meningkatkan nilai rata-rata ujian;
3. Meningkatkan angka putus sekolah;
4. Meningkatkan menulis, membaca Al-Qur’an di luar jam sekolah;
5. Meningkatkan kedisiplinan mengikuti les dari siswa tidak aktif 10% menjadi 0%;
6. Menciptakan suasana di sekolah dengan penuh kekeluargaan, keteladanan dan akhlakul karimah.
Dengan adanya langkah-langkah tersebut diharapkan para siswa dan semua guru maupun karyawan dapat memberikan nilai plus terhadap sekolah mereka, sehingga bisa bersaing dengan sekolah-sekolah lain.
3.2.2 Sejarah Perpustakaan
SMK Muhammadiyah Karangmojo
Seiring dengan kebutuhan akan buku-buku baik buku mata pelajaran yang mendukung kegiatan belajar mengajar di sekolah maupun pengetahuan umum yang dibutuhkan oleh para siswa SMK Karangmojo, maka sangat dibutuhkan akan adanya perpustakaan. Oleh karena itu SMK Muhammadiyah Karangmojo sejak berdirinya melengkapi fasilitas sekolah dengan perpustakaan sekolah.
Perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo didirikan dengan tujuan untuk mengusahakan agar semua pengunjung dapat secara mudah memperoleh buku (bahan pustaka lain) yang diperlukan, membantu warga sekolah dalam melaksanakan program pendidikan di sekolah. Tidak hanya itu saja tujuan didirikannya perpustakaan juga untuk merangsang keinginan dan membangkitkan minat serta kebiasaan gemar membaca guna memperkaya ilmu pengetahuan. Perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo diharapkan dapat membantu proses kegiatan belajar mengajar sehingga pelaksanaan kegiatan kurikulum dapat lebih sempurna, sekaligus meningkatkan mutu pendidikan dan memajukan sekolah.
Perpustakaan SMK Muhammmadiyah Karangmojo belum dikatakan perpustakaan karena belum mempunyai tempat yang layak sebagai perpustakaan. Perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo semula hanya menempati sebuah ruang kecil dan belum mempunyai koleksi buku yang lengkap. Namun setiap tahun selalu menambah koleksi bukunya dan memperbaiki gedung.
Saat ini koleksi buku-buku di perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo sudah cukup lengkap yang terdiri dari jumlah koleksi buku-buku bahan pustaka perpustakaan antara lain :
1. Jumlah buku Fisika 212, jumlah judulnya 36 ;
2. Jumlah buku Umum 252, jumlah judulnya 11;
3. Jumlah buku Agama 138, jumlah judulnya 16;
4. Jumlah buku Bahasa 318, jumlah judulnya 11;
5. Jumlah buku Referensi 54, jumlah judulnya 19;
6. Jumlah buku Paket Penunjang 340, jumlah judulnya 19;
7. Jumlah buku Ilmu Pengetahuan Murni 338, jumlah judulnya 6;
8. Jumlah buku Tekhnologi 2, jumlah judulnya 2;
9. Jumlah buku Kesenian 148, jumlah judulnya 5;
10. Jumlah buku Geografi / Sejarah 5, jumlah judulnya 5;
11. Jumlah buku Kesusastraan 53, jumlah judulnya 5.
Jumlah keseluruhan buku perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo 2011, dan jumlah judulnya 133.
Dari tahun ke tahun buku perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo selalu bertambah. Buku-buku tersebut berasal dari sumbangan kelas tiga yang lulus dan dari komite sekolah yang dialokasikan untuk pembelian buku perpustakaan.
3.2.3Struktur Organisasi dan Fungsi Perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo
Perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo dikelola oleh dua orang, yang terdiri dari :
1) Koordinator Perpustakaan
Tugas dan kewajiban koordinator perpustakaan :
a Bertanggung jawab atas mengenai penyelenggaraan pengelolaan perpustakaan;
b Menerima informasi dan pengarahan dari kepala sekolah yang selanjutnya menyampaikannya kepada petugas perpustakaan untuk segera ditindak lanjuti;
c Memberi pembinaan kepada petugas perpustakaan dalam mengelola dan mengembangkan pelayanan tekhnis;
d Penerangan anggota;
e Pembimbing tekhnis dan pelayanan;
f Penanggung jawab operasional.
1) Tenaga Tekhnis Perpustakaan
Tugas dan kewajiban tenaga tekhnis perpustakaan :
a Pemeriksaan tekhnis : pemeriksaan stempel, inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi;
b Pelaporan data;
c Petugas pelayanan;
d Manambah dan menyeleksi koleksi perpustakaan;
e Menginfentarisasi buku-buku hari;
f Memberikan pengarahan tentang pelayanan peminjaman kepada petugas pelayanan.
1) Petugas Pelayanan Peminjaman
Tugas dan kewajiban petugas pelayanan peminjaman perpustakaan :
a Melayani permintaan anggota;
b Melayani peminjaman dan pengembalian;
c Melayani pengunjung dalam ruang baca;
d Membuat laporan peminjaman.
Tata kerja perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo dapat dilihat dari bagan organisasi intern :
Gambar II.1 Bagan Organisasi Intern
Perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo dengan buku pelajaran sekolah, dimana perpustakaan sekolah itu dikelola oleh petugas pelayanan, Petugas Teknis, petugas koordinator dan kepala sekolah. Organisasi induk dari perpustakaan sekolah adalah SMK Muhammadiyah Karangmojo.
Struktur organisasi dan tata laksana perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo dapat dilihat dari bagian berikut ini.
Gambar II.2 Struktur Organisasi Intern
3.3 Prosedur Sistem Berjalan
3.3.1 Prosedur peminjaman
Sistem pelayanan di perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo adalah sistem pelayanan tertutup. Sistem pelayanan ini yaitu peminjam buku tidak bisa langsung mengambil buku sendiri, peminjam hanya bisa mengajukan bahan pustaka atau jenis buku yang akan dipinjamnya kepada petugas pelayanan dan kemudian petugas mengambilkan buku. Setelah buku diperoleh dengan memberikan kartu anggota kepada petugas kemudian petugas mencatatnya atau memprosesnya. Setelah pemrosesan selesai buku baru bisa dibawa pulang atau keluar perpustakaan.
Di perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo antara ruang koleksi dan ruang baca tidak terpisah atau dengan kata lain dijadikan satu ruangan, sehingga siswa yang mau membaca buku tidak untuk dibawa pulang maka tidak perlu memakai kartu anggota hanya menulis nama kelas dan ruangnya saja. Setelah siswa selesai membaca buku dikembalikan lagi ke petugas pelayanan.
Dalam hal ini petugas perpustakaan haruslah selalu melayani siswa yang meminjam buku karena siswa sendiri tidak bisa langsung mengambil di rak buku, karena sistem pelayanan perpustakaan di SMK Muhammadiyah Karangmojo menggunakan sistem tertutup. Pelayanan sistem tertutup ini bertujuan untuk mengantisipasi terjadinya kehilangan buku.
Penanganan sistem sirkulasi buku pada perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo masih sangat manual. Dengan menggunakan sistem ini maka resiko kehilangan data atau arsip sangat besar. Untuk itu sistem manual ini perlu diubah yaitu dengan menggunakan sistem komputerisasi. Supaya tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan maka dalam penyimpanan data perlu membuat file back.
Untuk dapat menikmati fasilitas yang ada di perpustakaan setiap anggota perpustakaan wajib menunjukkan kartu anggota perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo, kecuali guru dan karyawan. Setiap siswa baru juga sebagai anggota perpustakaan dengan syarat mengumpulkan dua buah pas photo, satu untuk kartu anggota dan satunya lagi untuk arsip.
3.3.2 Prosedur pengembalian
Siswa yang datang ke perpustakaan wajib menunjukkan kartu anggota perpustakaan apabila ingin membaca buku atau meminjam buku untuk dibawa keluar perpustakaan, caranya meminjam buku adalah sebagai berikut. Pertama siswa mengajukan daftar buku yang akan dipinjam kemudian petugas mengambilkan buku dan mencatatnya.
3.3.3 Prosedur Laporan
Kartu anggota perpustakaan ditinggal selama buku belum dikembalikan jika buku telah dikembalikan maka kartu anggotapun dikembalikan dan kalau pengembalian mengalami keterlambatan maka anggota perpustakaan pun didenda sebesar Rp. 1.000,- perhari. Lama peminjaman pun dibatasi paling lama satu minggu atau enam hari jumlahnya pun dibatasi maksimal dua buah mengingat jumlah buku sangat terbatas. Apabila untuk dibawa pulang atau keluar dari perpustakaan. Kedua, anggota mengajukan daftar buku kemudian petugas mengambilkan buku, kemudian anggota mengisi buku tamu (untuk dibaca di ruang perpustakaan). Laporan ini untuk diajukan ke Kepala Sekolah guna mengetahui jumlah minat baca siswa SMK Muhammadiyah Karangmojo.
3.3 Diagram Alir Sistem Berjalan
Diagram Konteks Sistem Berjalan
 |
Gambar II.3 Diagram Kontek Sistem Berjalan
Diagram Nol Sistem Berjalan
 | |||
| | |||
Gambar II.4 Diagram Nol Sistem Berjalan
Diagram Detail Sistem Berjalan
 |
Gambar II.5 Diagram Detail Sistem Berjalan
Penjelasan Prosedur Sistem Berjalan
a. Nama Sistem : Sistem peminjaman buku di perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo
Modul : 1.0
Proses : Proses pencarian buku
Ringkasan Proses : Anggota perpustakaan yang datang kemudian menunjukkan katalog buku yang akan dipinjam kepada petugas kemudian petugas mencarikan buku yang diinginkan siswa.
b. Nama Sistem : Pelayanan peminjaman buku di perpustakaan
Modul : 1.1
Proses : Proses peminjaman buku
Ringkasan Proses : Peminjam datang ke rak buku, mengambil buku yang dipinjam berdasarkan kartu anggota, selain itu peminjam melihat katalog di perpustakaan unutk mendapatkan informasi buku yang akan dipinjam.
c. Nama Sistem : Pelayanan peminjaman buku di perpustakaan
Modul : 1.2
Proses : Proses pencarian buku
Ringkasan Proses : Peminjam mencari buku di perpustakaan
d. Nama Sistem : Pelayanan peminjaman buku di perpustakaan
Modul : 1.3
Proses : Proses pencarian buku
Ringkasan Proses : Peminjam datang ke rak buku dan mengambil buku berdasarkan kartu pesanan yang diberikan petugas perpustakaan kepada peminjam.
e. Nama Sistem :
Modul : 2.0
Proses : Pencatatan buku
Ringkasan Proses : Setelah buku ditemukan maka kartu anggota pun diminta oleh petugas guna memproses peminjaman buku, yaitu untuk mengetahui apakah anggota yang mengajukan katalog tadi masih mempunyai hak dalam meminjam buku apa tidak. Dan apabila masih mempunyai hak peminjaman buku maka proses pencatatan pun dilakukan oleh petugas.
3.4 SPESIFIKASI SISTEM BERJALAN
Spesifikasi sistem berjalan adalah suatu sistem berjalan yang mempunyai bentuk dan ciri tertentu yang dipakai sebagai dasar dari pengolahan data. Proses pengolahan data memerlukan beberapa unsur dasar antara lain :
3.4.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Bentuk dokumen input pada sistem adalah segala bentuk input masukan yang diperlukan pada proses pengolahan data sistem peminjaman buku di perpustakaan jumlah buku yang ada di perpustakaan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Muhammadiyah Karangmojo. Dokumen input ini meliputi dari bentuk dokumen dasar yang digunakan untuk menangkap input atau pemasukan beserta kode-kode yang digunakan.
Dokumen-dokumen input yang digunakan adalah sebagai berikut :
1. Kartu Anggota Perpustakaan
Fungsi : untuk mengetahui daftar buku yang dipinjam, nomor buku, tanggal pinjam dan tanggal pengembalian.
Sumber : anggota perpustakaan
Tujuan : staf perpustakaan
Jumlah : rangkap dua
Frekuensi : setiap penerimaan anggota baru
Media : kertas manila warna merah
2. Buku Administrasi Peminjam dan Pengembalian Staf Perpustakaan
Fungsi : untuk mengetahui daftar buku yang dipinjam, nomor buku, tanggal pinjam dan tanggal pengembalian.
Sumber : staf perpustakaan
Tujuan : koordinator perpustakaan
Jumlah : rangkap satu
Frekuensi : setiap ada anggota yang meminjam dan mengembalikan buku
Media : buku folio
3.4.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Bentuk dokumen output pada sistem kegiatan penyusunan laporan jumlah buku yang dipinjam adalah segala keluaran dari input Laporan jumlah buku yang dipinjam .
data yang telah diolah melalui proses pengolahan data. Dalam proses penyusunan laporan jumlah buku yang dipinjam ini dokumen output ini dimaksudkan untuk memudahkan bagi pengelola perpustakaan yang membutuhkan. Dokumen-dokumen output yang diperlukan adalah sebagai berikut.
Fungsi : sebagai keluaran dari data-data buku yang dipinjam yang memuat hal-hal sebagai berikut :
1. Klasifikasi buku
2. Tanggal peminjaman
3. Jumlah buku
Sumber : Koordinator Perpustakaan
Tujuan : Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Muhammadiyah Karangmojo
Frekuensi : satu bulan sekali
Media : buku folio
3.5 Permasalahan
Setelah melihat sistem yang berjalan di perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo ternyata sistem peminjaman bukunya masih tertutup yaitu peminjaman buku tidak bisa mengambil buku sendiri. Sistem peminjaman buku di perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo ternyata masih menyulitkan anggota dalam mencari buku yang diinginkan yaitu anggota kadang tidak langsung mendapatkan buku yang diinginkan karena waktu peminjaman hanya pada waktu jam-jam istirahat atau jam-jam kosong pelajaran. Dengan menggunakan sistem seperti itu maka ada beberapa hal yang menjadi masalah bagi siswa dan petugas pelayanan peminjaman buku.
Tidak hanya itu saja yang menjadi permasalahan dalam perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo, tetapi juga dalam pengolahan data masih menggunakan sistem manual, pengolahan data yang masih manual juga menimbulkan masalah besar bagi petugas perpustakaan. Kesalahan-kesalahan yang sering terjadi yaitu kehilangan data, keterlambatan dan kesalahan dalam pembuatan laporan.
3.6 Alternatif Pemecahan Masalah
Dengan adanya fasilitas komputer yang ada di perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo maka pembuatan laporan serta penyimpanan data perlu dimasukkan ke dalam komputer guna mengatasi kesalahan dalam pembuatan laporan, untuk mengantisipasi kehilangan data. Dengan adanya komputer maka petugas komputer tinggal membuat file back up, yaitu file yang digunakan sebagai cadangan apabila komputer hilang atau kena firus.
Selain dengan menggunakan sistem komputerisasi maka perpustakaan SMK Muhammadiyah Karangmojo perlu menggunakan sistem peminjaman buku terbuka yaitu siswa mengambil buku sendiri agar siswa dapat langsung memilih buku yang akan dipinjam.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar